با شکل گیری و بزرگ تر شدن شرکت‌ها و موسسات در طی چند دهه اخیر، فعالیت‌های ریز و درشت آنها چند برابر شد. هر یک از این فعالیت‌ها نیازمند هزینه‌های ریز و درشتی بود که در مجموع هزینه‌های زیادی را به جای می‌گذاشت. در این شرایط، مدیریت هزینه‌ها به یک دغدغه مهم برای مجموعه‌های مختلف تبدیل شده بود.از طرف دیگر پرداخت این هزینه‌ها نیاز به طی کردن فرآیندهای اداری هم وجود داشت که باعث تلف شدن وقت زیادی از مجموعه نیز می‌شد.
به گزارش بنکر (Banker)، در این میان یکی از وظایف سخت و پر استرس و پرحاشیه در شرکت ها به خصوص شرکت های پیمانکاری که با تعدد کارگران و تامین کنندگان کالا و خدمات روبرو هستند، تنخواه داری و تنخواه گردانی است.
تنخواه داری و تنخواه گردانی
در بسیاری از شرکت‌ها همیشه مقداری پول نقد برای هزینه‌هایی که نمی توان به صورت غیر نقدی یا صدور چک آنها را انجام داد، وجود دارد و باید برای هزینه کردن هر وجهی به صورت نقدی یک روند خاص طی شود و اسنادی وجود داشته باشد.
این مقدار پول نقد که نگهداری آن بر عهده یک فرد خاص قرار می گیرد، تنخواه نام دارد و باید از آن در جهت منافع شرکتی استفاده شود. فردی که این وجه در اختیار او قرار می گیرد یکی از مهمترین وظایف را در شرکت‌ها بر عهده دارد و تنخواه گردان نامیده می شود.
از آنجا که این وجوه، مستمر است و محل هزینه کرد هم در طول روز، نامشخص است، بنابراین به منظور کنترل و نظارت روی چنین وجوهی و هم چنین به جهت کاهش تعاملات واحدهای شرکت /موسسه با واحد حسابداری، وجهی در اختیار مسئولان واحدها یا کارمندان یا مدیران پروژه ها قرار می گیرد تا به صلاحدید خود هزینه کنند.
این مبالغ، تنخواه گردان (petty cash) است. در پایان هر ماه، بایستی ریز هزینه کرد های صورت گرفته توسط تنخواه گردان، به واحد حسابداری ارسال تا پس از بررسی ریز هزینه کرد مستند به مدارک مثبته و تایید مدیریت مالی، تنخواه تسویه شود.
لذا مدیریت تنخواه ، کار دشواری و سختی کار زمان عیان می شود که شما بایستی در یک پروژه، روزانه میلیون ها تومان به عنوان تنخواه ، هزینه کرده و لیست پرداختی ها را در آخر ماه به ترتیب تاریخ وقوع و شرح پرداخت،در اختیار مسئول خود قرار دهید تا ممیزی کند.
شفافیت مالی سازمانی با تنخواه کارت
بانک ها در راستای شفاف سازی و هوشمندسازی عملیات مالی دولت و تسهیل مدیریت هزینه سازمان ها موضوع قانون بودجه سال 1401 کشور و همچنین اجرای قانون برنامه ششم توسعه کشور، تنخواه کارت را به عنوان راهکاری جایگزین برای ابزارهای سنتی مالی ارایه کردند.
فایده تنخواه گردانی
همچنین امنیت بیشتر در عدم نیاز به حمل وجه به صورت نقد و فیزیکی، حفظ پول در صورت مفقودی کارت و ایجاد تنوع در انتخاب کالای مورد نیاز بر اساس مبلغ شارژ شده از دیگر مزایای تنخواه کارت برای دارندگان آن و مأمورین تنخواه گردان است.
از مزایای دیگر تنخواه کارت ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تسهیل و تسریع پرداخت وجوه ریز به طلبکاران حقیقی یا حقوقی شرکت در سراسر کشور
- فوریت در پرداخت ها و حذف تشریفات
- کم کردن حجم عملیات پرداخت نقدی و بانکی موسسه و شرکت به خصوص در تسویه کارگران روز مزد و کنتراتی و ساعتی و خرید خدمات روزانه
- تلاش برای کاهش عملیات واحد حسابداری
- افزایش کنترل متمرکز وجوه نقد و نظارت بر چگونگی استفاده از آن
تنخواه کارت، خدمت جدید بانک کشاورزی
یکی از بانک هایی که برای سهولت فعالیت‌های ریز و درشت مشتریان خود و کاهش زمان حسابداری بنگاه های اقتصادی دست به اقدام اساسی در این خصوص زده است ، بانک کشاورزی است که با هدف ارائه خدمات تخصصی در حوزه مدیریت شرکت‌ها و سازمان های دولتی، خدمت جدیدی با عنوان « تنخواه کارت » را عرضه کرده است.
در توضیح خدمت جدید این بانک آمده است: تنخواه‌داری در شرکت‌ها از طریق چک و واریز وجه به حساب شخصی تنخواه‌داران، مشکلاتی از قبیل خروج پول از حساب و کنترل شرکت و نیز مشکلات مالیاتی برای مسئول تنخواه را به همراه دارد؛ ولی با «تنخواه کارت کشاورزی» شرکت/سازمان می تواند با افتتاح حساب جاری بدون دسته چک، کارت‌های بانکی به تعداد تنخواه‌داران با قابلیت انجام عملیات بانکی دریافت کند. همچنین شرکت/سازمان می تواند هر لحظه به صورت آنلاین، ریز تراکنش‌ها را مشاهده و در صورت لزوم، مبلغ موجودی کارت را تغییر دهد.
بر اساس این گزارش، دارنده «تنخواه کارت» می‌تواند تا سقف موجودی کارت، از طریق پایانه‌های فروشگاهی (POS) طرف قرارداد با شاپرک مستقر در فروشگاه‌ها و مراکز خدماتی و همچنین از طریق تمامی فروشگاه‌های اینترنتی طرف قرارداد با شاپرک، نسبت به خرید کالا و خدمات موردنیاز خود اقدام کند.
این گزارش می افزاید: این کارت‌ها همچنین قابلیت پرداخت قبض، خرید شارژ، مانده گیری، صورت‌حساب، انتقال وجه و قابلیت برداشت وجه را دارا هستند.
